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Vérification interne

Définition

But
Pouvoir
Indépendance
Planification de la vérification
Missions de la vérification interne
Communication
Normes professionnelles

 

DÉFINITION

La Vérification Interne (ou audit interne) est une activité indépendante et objective qui donne à une organisation une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les améliorer, et contribue à créer de la valeur ajoutée. Il aide cette organisation à atteindre ses objectifs en évaluant, par une approche systématique et méthodique, ses processus de management des risques, de contrôle, et de gouvernement d'entreprise, et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacité.

BUT

La première responsabilité du vérificateur interne est face au public qui est représenté par le conseil municipal élu. Le vérificateur interne aide le maire et le conseil municipal à renforcer la gouvernance locale en améliorant la responsabilité de la Ville à l’égard du public concernant son utilisation et son administration des ressources.

Le rôle du vérificateur interne comprend l’examen et l’évaluation du bien-fondé, de l’économie, de l’efficience et de l’efficacité de la gouvernance, de la gestion des risques, du système de contrôle interne, des niveaux de rendement dans la prestation des services et des programmes municipaux ainsi que les enquêtes dans les activités frauduleuses et les autres actes d’inconduite soupçonnés de la Ville.

POUVOIR

Le vérificateur interne a la liberté absolue d’accès au maire et au conseil municipal.

Le vérificateur interne a la liberté absolue d’accès au personnel et aux documents (à la fois papier et électroniques) comme les suivants sans toutefois s’y limiter : livres, comptes, documents financiers, documents de traitement de données électroniques, rapports, dossiers, politiques, procédures, processus et systèmes, ainsi qu’à tous les autres documents écrits, choses ou biens appartenant à la Municipalité, à une entité municipale ou à un organisme municipal ou à un bénéficiaire de subvention ou utilisés par ces derniers, suivant le cas, que le vérificateur interne estime nécessaires à l’exécution des fonctions du vérificateur interne.

Toutes les demandes d’information et l’affectation du temps du personnel (le cas échéant) sont faites par l’entremise du directeur municipal ou des gestionnaires et des directeurs généraux pertinents liés à la mission exécutée. Néanmoins, il peut y avoir des occasions où le vérificateur interne a besoin de l’aide du personnel pour discuter de questions/préoccupations mineures ou pour valider ou clarifier des renseignements de base. De telles communications informelles sont peu fréquentes et ne doivent pas déranger le personnel dans ses fonctions ou imposer un fardeau à l’organisation.

Il incombe au personnel des organisations touché par la vérification interne de collaborer avec le vérificateur interne et d’éviter d’entraver les activités de la vérification. Sur demande, il doit fournir rapidement au vérificateur interne l’accès à l’information et aux explications.

Le vérificateur interne n’est pas autorisé à diriger les activités des employés municipaux ou de toute personne employée ou retenue par le vérificateur interne, sauf dans la mesure dans laquelle lesdits employés sont mandatés de manière appropriée pour aider le vérificateur interne.

À l’appui des principes de responsabilité, de transparence et des pratiques opérationnelles éthiques saines de la Municipalité, le conseil municipal et le personnel peuvent communiquer directement avec le vérificateur interne pour déclarer les activités frauduleuses, le gaspillage important des biens de la Ville, le comportement non éthique et les autres actes d’inconduite soupçonnés.

Le vérificateur interne n’a aucune responsabilité opérationnelle directe ni autorité à l’égard de toute activité qu’il examine. Par conséquent, il n’élabore ni ne crée de systèmes ou de procédures ni ne prépare des documents ni ne participe à aucune autre activité faisant normalement l’objet de la vérification.

INDÉPENDANCE

Le conseil municipal approuve le plan de vérification interne annuel qui précise les vérifications (ou audits) prévus. Cependant, afin de préserver l’indépendance et l’objectivité nécessaires des rapports, aucune activité de vérification interne ne doit être influencée par quelque élément de l’organisation que ce soit, y compris en ce qui touche l’objet, la portée, les procédures, la fréquence et le calendrier des vérifications ainsi que le contenu.

L’indépendance est un élément essentiel pour renforcer la confiance et protéger l’objectivité et l’intégrité associées à la fonction de vérification. Pour assurer l’indépendance du vérificateur interne, le vérificateur interne fait rapport :

  • Sur le plan fonctionnel, au maire et au conseil municipal;
  • Sur le plan administratif, au directeur général municipal.

Le directeur municipal assure le soutien administratif au vérificateur interne, y compris les services juridiques, les ressources humaines, la paie, les communications corporatives, les technologies de l’information, la gestion du matériel, le budget et la comptabilité.

Le directeur municipal veille à ce que le vérificateur interne reçoive le soutien complet et la coopération de tous les paliers des opérations et de la gestion de la Ville ainsi que de ses corps municipaux, de ses organismes ou de ses entités connexes.

Le directeur municipal informe promptement le vérificateur interne au sujet de tout cas connu ou soupçonné de nature inappropriée (ex. : mauvais usage, abus, vol, fraude) touchant les fonds, les biens ou les employés de la Ville.

Ces liens hiérarchiques aident à assurer l’indépendance et à promouvoir l’objectivité de l’audit complet.

PLANIFICATION DE LA VÉRIFICATION

Il incombe au vérificateur interne d’élaborer un plan de vérification fondé sur les risques. Le vérificateur interne tient compte du cadre de gestion des risques de l’organisation, y compris son utilisation des niveaux d’appétence pour le risque fixés par le conseil municipal et la gestion pour les différentes activités ou parties de l’organisation. Chaque année, le vérificateur interne prépare un plan de travail qui présente le calendrier proposé des vérifications et les autres activités proposées pour l’année à venir. Pour produire ce plan, il utilise les sources suivantes :

  • Établissement des priorités de l’univers de l’audit à l’aide d’une méthodologie fondée sur le risque;
  • Demandes des conseillers municipaux, de la haute direction et du personnel;
  • Vérifications prévus pour l’exercice écoulé mais retardés ou non réalisés;
  • Toute condition ou préoccupation découverte ou communiquée tout au long de l’exercice écoulé.

Le plan de travail annuel est présenté à la Ville chaque année. De plus, avant chaque mission individuelle, le vérificateur interne élabore et documente un mandat qui comprend les objectifs, la portée, le calendrier et les ressources affectées à la mission.

MISSIONS DE LA VÉRIFICATION INTERNE

Le vérificateur interne peut exécuter deux types de mission : les activités d’assurance et les activités de consultation.

Activités de consultation
Les activités de consultation sont les activités consultatives et les activités de service à la clientèle, dont la nature et la portée sont convenues avec le client et qui visent à ajouter de la valeur et à améliorer la gouvernance, la gestion du risque et les processus de contrôle d’une organisation sans que le vérificateur interne assume la responsabilité de la gestion.

Le vérificateur interne peut effectuer des activités de consultation ou d’autres activités consultatives, selon le cas, ou à la demande du conseil municipal. Ces types d’activités peuvent inclure les suivantes :

  • Diriger des projets spéciaux ou des examens;
  • Effectuer de la recherche;
  • Donner de la formation sur des sujets liés à la vérification (ex. : évaluation du risque et contrôles internes);
  • Offrir des conseils (ex. : sur le bien-fondé de politiques et procédures provisoires).

Activités d’assurance
Les missions d’activité d’assurance (ex. : audits) assurent l’analyse objective concernant des éléments de preuve dans le but de présenter une évaluation indépendante et des recommandations sur la gouvernance, la gestion du risque et les processus de contrôle de l’organisation. Il s’agit notamment des finances, du rendement, de la conformité, de la sécurité des systèmes et des missions de diligence raisonnable.

Il incombe au vérificateur interne d’exécuter les missions d’assurance de tous les programmes, activités et fonctions de tous les services, organismes, conseils et commissions de la Municipalité, ainsi que du maire et des conseillers municipaux. (Nota : Les audits d’attestation de l’état financier sont réservés aux vérificateurs externes.)

Le vérificateur interne doit évaluer le bien-fondé et l’efficacité des contrôles pour répondre aux risques au sein des systèmes de gouvernance, des opérations et des systèmes d’information de l’organisation concernant les éléments suivants :

  • Fiabilité et intégrité de l’information financière et opérationnelle;
  • Économie, efficacité et efficience des opérations, des programmes et des services;
  • Protection des biens;
  • Perte de la disponibilité du système d’information, de l’intégrité des données et de la confidentialité de l’information;
  • Conformité aux lois, aux règlements, aux politiques, aux procédures et aux contrats;
  • Enquêtes sur les fraudes soupçonnées, le gaspillage important des biens de la Ville, le comportement non éthique et autres actes d’inconduite.

COMMUNICATION

La communication des résultats des missions de vérification interne constitue un élément essentiel des responsabilités du vérificateur interne. Voici donc les responsabilités du vérificateur interne en matière de communication :

  • Renseigner le conseil municipal au sujet de tout départ du plan de vérification interne;
  • Présenter au conseil municipal un rapport au moins une fois par trimestre sur l’état des missions de la vérification interne;
  • Présenter au directeur municipal, aux gestionnaires et aux directeurs généraux au moins trois fois par année un rapport sur l’état du plan de vérification;
  • Présenter au maire et au conseil municipal lors d’une réunion publique un rapport au moins une fois par année;
  • Préparer un rapport écrit à la fin de chaque vérification.

Pour chaque vérification, le vérificateur interne prépare un rapport écrit provisoire pour les commentaires de la gestion. Les recommandations du vérificateur interne sont étudiées par la gestion qui doit présenter sa réponse et un plan d’action, le cas échéant. La réponse de la gestion et les plans d’action sont intégrés au rapport final. Tous les plans d’action doivent être approuvés par le directeur général municipal.

Le vérificateur général assure le suivi des plans d’action afin de déterminer si des mesures correctives ont été prises. Le vérificateur peut demander des rapports d’état périodiques de la part des parties
auditées concernant les mesures prises pour régler les problèmes signalés et les recommandations de la vérification.

NORMES PROFESSIONNELLES

Des normes professionnelles fournissent un cadre global pour veiller à ce que les vérificateurs aient la compétence, l’intégrité et l’indépendance voulues dans la planification et l’exécution de leur travail ainsi que dans les rapports qu’ils présentent sur leur travail. Les documents et l’information confiés au vérificateur interne sont traités avec le niveau requis de confidentialité et d’intégrité.

Le vérificateur interne est guidé par les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne et le Code de déontologie de l’Institut des auditeurs internes (IIA).