Le Comité se réunira en bonne et due forme aux principaux stades de réalisation du projet ou lorsque ses membres lui demanderont de l’information complémentaire ou de former le personnel sur les grands thèmes de l’examen. Ces réunions dureront essentiellement entre 1,5 heure et 2 heures. Elles se tiendront à l’hôtel de ville; une solution de repli pourrait toutefois consister à les tenir en virtuel. On s’attend à ce que le Comité se réunisse au moins une fois tous les deux mois.
Les membres représentant les citoyens et le personnel de la Ville pourraient se réunir informellement, entre les réunions formelles, pour recueillir d’autres avis et commentaires sur les grands thèmes de l’examen (par exemple dans des séances en petits groupes). Le personnel produira, par courriel ou dans les réunions formelles subséquentes, la synthèse de ces réunions informelles pour tenir le Comité au courant.
La participation sera un aspect essentiel de ce processus; on s’attend à ce que les citoyens qui souhaitent faire partie de ce comité s’engagent à participer à 90 % des réunions et des activités.
Remarque : Pour les membres bénévoles qui font déjà partie de comités, les relevés de présence à ces comités entreront en ligne de compte lorsqu’on se penchera sur l’intérêt exprimé pour faire partie du Comité d’examen du Plan municipal.